إدارة وتنظيم الوقت مهارة مهمة لا غنى عنها لمن يريد الإنجاز في حياته والتحول بشكل كبير من وضع إلى وضع آخر متقدم. هناك فرق كبير بين من يضع الوقت نصب عينيه لا يترك دقيقة لا يستغلها ولا يفرط فيها وبين من يترك عمره وحياته تذهب سدى ولا يُلقي لها بالاً.
ماذا يعني إدارة وتنظيم الوقت؟
عملية السيطرة على الوقت واستغلال كل دقيقة في تنفيذ المهام التي تضعها على عاتقك، أي تقسيم الوقت بطريقة صحيحة تناسب أعمالك بحيث أنك تستطيع العمل بذكاء وإنتاجية أكثر ببذل جهد أقل ووقت مناسب دون المساس بجودة العمل.
أهمية مهارة إدارة وتنظيم الوقت في الحياة الشخصية والمهنية
■ تتيح لك تنظيم حياتك وتحقق التوازن بين حياتك الشخصية والمهنية.
■ القدرة على تحديد الأولويات والبدء بالأهم ثم المهم فتعود بالإيجاب على القدرة الإنتاجية.
■ الوقت يعني المال وتوفير الوقت يوفر المال للأفراد من خلال استغلال الفرص بصورة أكبر.
الفرق بين إدارة الوقت وتنظيم الوقت
أولاً: إدارة الوقت
إدارة الوقت هي معنى شامل يضم معه تنظيم الوقت فهو يعني مهارة إدارة الوقت كاملا والتي تعد واحدة من مهارات تطوير الذات. نهتم في إدارة الوقت بالكيفية التي يُدار الوقت معها لإنجاز الأعمال مع الأخذ في الاعتبار تحديد الأولويات والوصول إلى الأهداف وتخصيص الوقت لإنجازها والتقييم المستمر للأداء.
نركز بشكل أساسي على كفاءة العمل والمهام المنجزة في وقت قليل باستخدام عدة استراتيجيات ومنظومات محددة. تشمل هذه المهارة عدة مهارات أخرى مثل تحديد الأولويات وتقييم الأداء والقدرة على تحديد الأهداف.
1- تحديد الأولويات
ترتيب الأنشطة والمهام بحيث يتم التركيز على المهمة الأكثر أهمية وضروري أولاً ثم تأتي بعدها المهمة الأقل أهمية وهذا يؤدي إلى تحسين إدارة وتنظيم الوقت والاستفادة منه بشكل فعال.
2- تقييم الأداء
هو مراجعة ما تم إنجازه وطريقة إنجازه وفق معيار معين ثم قياس النتائج وتحسين صورتها أو الاستمرار عليها كما هي.
3- تحديد الأهداف
هي القدرة على النظر إلى الأمام وتحديد الأهداف الشخصية والمهنية التي لدينا تطلعات للوصول إليها بعد الإنتهاء من أداء العمل والمهام المطلوبة لذلك.
ثانياً: تنظيم الوقت
هو جزء من إدارة الوقت حيث أنه يعني وضع جدول مهام يومي أو أسبوعي لإنجاز مهام مطلوبة من الشخص نفسه تسليمها لضمان عدم تفويت أو نسيان أي منها. يعتمد الشخص على جداول المهام أو التقويمات لتنظيم الأنشطة اليومية المختلفة وتخصيص وقت محدد لإنجاز كل مهمة.
ما الذي يمكنك إزالته من قائمة المهام؟
عليك مراجعة الخطط والمهام باستمرار وإزالة الأقل أهمية منها مثل:-
١- الاجتماعات التي لا فائدة من حضورها.
٢- الجلسات التي لا تحتاج إليها.
٣- الأعمال التي يُمكن تفويضها إلى شخص آخر يقوم بها.
أساليب إدارة وتنظيم الوقت
١- تجنب التشتت عند الشروع في أي عمل مثل غلق التليفون المحمول وشعارات البرامج والبعد عن مصدر الضوضاء.
٢- وضع فترات راحة منتظمة بين فترات العمل لأخذ قسط من الراحة للتشجيع على العمل من جديد.
٣- التخطيط الجيد لليوم والأسبوع والشهر ومراجعة وتقييم خطط إدارة وتنظيم الوقت والتعديل عليها باستمرار.
٤- القيام بالمهام المهمة وترك وتفويض بعض المهام للآخرين.
٥- التركيز على مهمة واحدة والتوقف عن تنفيذ أكثر من مهمة في وقت واحد.
٦- جزء الأهداف الكبيرة إلى أهداف صغيرة وحددها ونفذها تدريجيا.
٧- مارس العادات الصحية بقدر المستطاع.
أفضل 8 نظريات فعالة لإدارة وتنظيم الوقت
24 ساعة يوميا هي ملعبك الذي ترمي به الكرة فتصيب الهدف أو تخطئه، إن نظمت وقتك وحافظت عليه كما ينبغي فقد أصبت الهدف بنجاح تهانينا لك. وإن أخطأت الهدف فما زال لديك وقت كافٍ للمحاولة مرة أخرى فأنت تمتلك في اليوم الواحد 24 ساعة لإدارة وتنظيم الوقت.
جمعت لك في هذا المقال 8 نظريات لإدارة وتنظيم الوقت بشكل فعال تستطيع من خلالها السيطرة على الوقت وتنفيذ المهام الموكلة لك.
١- تكنيك البومودورو (البندورة) (الطماطم) Pomodoro
الفائدة:
هو تكنيك يساعدك على تحسين التركيز وزيادة الكفاءة في العمل وإنجاز مهامك بشكل أسرع ويوفر عليك الكثير من الوقت.
لمن يستخدم:-
يمكن استخدامه من قبل الطلاب الصغار وطلاب الجامعة والموظفين والعمال حتى ربات البيوت التى تزاحم حولها الأعمال.
الطريقة أو التكنيك:-
هو تكنيك يعتمد على تقسيم الوقت ووضع فترات راحة بينية لراحة الذهن وشحن الطاقة من جديد للتحفيز على العمل. يبدأ البومودورو لإدارة وتنظيم الوقت بالمذاكرة أو العمل لمدة 25 دقيقة (تزيد فترة العمل تدريجيا) ثم الراحة لمدة 5 دقائق ثم تعود إلى العمل مرة ثانية لمدة 25 دقيقة وهكذا.
تقوم من مكان العمل في فترة الراحة تقوم بعمل أي شيء آخر يريح ذهنك مثل التأمل أو الحديث مع أحد الأصدقاء أو الطعام أو اللعب أي شيء المهم هنا أن تريح ذهنك بما يناسبك.
٢- مصفوفة أيزنهاور Eisenhower Matrix
تكنيك من أفضل الطرق لإدارة وتنظيم الوقت يعتمد على مهارة تحديد الأولويات أيها عاجل ومهم وأيها يمكن تفويضه لغيرنا من الأشخاص.
الطريقة:-
تقوم برسم مربع تقسمه إلى 4 تقسيمات وتضع على رأس كل منها عنوان يكون أفقيا عاجل وغير عاجل، ويكون العنوان للمربعات الرأسية مهم وغير مهم.
نجد أننا حصلنا في المربع الأعلى يمينا على المهام العاجلة المهمة التي يجب أن تنفذ سريعا واهتمام. وفي المربع الأعلى يسارا المهام الغير عاجلة ولكنها مهمة أي يمكن تأجيلها حالياً.
وهكذا في المربع الأسفل يمينا نحصل على المهام العاجلة ولكنها غير مهمة وفي المربع الأسفل يسارا مهام غير عاجلة وغير مهمة أي يمكن تفويض شخص آخر للقيام بها وتوفير أوقاتنا للأهم.
3- مبدأ باريتو pareto
هو تكنيك يشجعك على أداء المهام بشكل أسرع وأيسر، حيث أنه يعتمد على إنهاء المهام الأيسر والأسهل في البداية وترك المهام الكبيرة للنهاية تشعر بالإنجاز وتتشجع على المزيد من العمل.
تسمي نظرية باريتو أيضا قاعدة 80| 20 أي أنك تنجز 80% من مهامك في 20% من وقتك لذلك تُعد ضمن أنظمة إدارة وتنظيم الوقت المهمة.
4- التهم الضفدع (Eat the frog)
من أبسط نظريات إدارة وتنظيم الوقت، هي نظرية عكس مبدأ باريتو حيث أنها توصي بالبدء بالمهام الكبيرة والصعبة والمملة التي دائما نماطل في إنجازها و تأخذ وقت أكبر.
هذه النظرية تساعدك أولا على تحديد الأولويات والمهام الغير مؤجلة، وتحتاج منك تركيز عميق إذا كنت تذاكر أو تعمل في التصميم أو كتابة المحتوى وما إلى ذلك.
فور الإنتهاء من أكل الضفدع أو المهمة الأصعب والأكبر التي وضعتها في جدولي سوف أشعر بالراحة الشديدة لأن ما تبقى من مهام سهل ويسير ولا يحتاج عناء.
5- قانون باركينسون Parkinson law
هو قانون لمن يحافظون على الأوقات و السويعات القليلة، يعتمد على وضع وقت محدد لإنهاء العمل والالتزام بهذا الوقت وعدم ترك الوقت متاح.
يمكنك أيضا تقسيم المهمة أو العمل إلى مهمات صغيرة ووضع وقت لإنهاء كل منها والحفاظ على هذا الوقت ستجد نفسك قمت بإدارة وتنظيم الوقت كما ينبغي.
6- نظرية بكل جار The pickle jar
هي نظرية اشتهرت في الآونة الأخيرة بعد التوجه إلى العمل عن بعد وزيادة المهام واختلاف أهميتها، تعتمد على أن الحياة مثل الوعاء ونحن من نملأ هذا الوعاء بالمهام المختلفة.
تصور المهام على أنها صخور كبيرة وحصى ورمل وأنه عليك أن تملأ هذا الوعاء بالبخور والحصى والرمل، لذلك تؤكد النظرية على البدء بالصخور الكبيرة المهمة ثم نضع بين الفراغات الحصى والرمل.
هكذا يشير إلى إدارة وتنظيم الوقت بالبدء بالمهام الكبيرة والمهمة ثم تأتي الأقل أهمية في المرتبة الثانية والأقل كذلك بين فترات الراحة.
7- التأطير الزمني Time boxing
من أبسط نظريات إدارة وتنظيم الوقت وهي تعني وضع إطار زمني وتحديد وقت من أجل إتمام المهمة والالتزام بذلك الوقت.
8- نظرية The ABC method
من أسهل نظريات إدارة وتنظيم الوقت حيث أنها تعتمد على وضع ثلاثة عواميد وتسميتها ب ABC، نبدأ بوضع المهام في كل عمود.
حيث نضع في العمود A الأهم فالمهم وهكذا، ولا ننتقل إلى العمود B إلا بعد الإنتهاء من المهام في العمود A كاملا.
الخلاصة
عند إدارة وتنظيم الوقت بشكل فعال تجد نفسك أنجزت الكثير من المهام ووجدت وفرة من الوقت تستطيع من خلالها تعلم الجديد من المهارات مثل مهارات التواصل الفعال والبرمجة والتصميم وكتابة المحتوى ومهارات أخرى مهمة في سوق العمل.
شكرا
ردحذف